Quel est le principe de minimisation des données ?
En cette ère de la transformation numérique et du Big Data, l’augmentation brusque de la quantité de données pose de nombreux défis. Notamment au niveau juridique : comment protéger les utilisateurs, tout en préservant la valeur des données auprès des organismes ? C’est là que s’appliquent les dispositions mises en place par le RGPD, entré en vigueur en 2018, régit le traitement des données personnelles au sein de l’Union européenne. Le RGPD repose sur plusieurs principes fondamentaux que vous devez respecter en tant qu’entreprise. Parmi elles, la logique de minimisation oblige les organisations à respecter le strict minimum lors de la collecte de données personnelles. Découvrez tout ce que vous devez savoir sur le principe de minimisation des données dans cet article.
Définition du principe
La minimisation des données figure parmi les grands principes du traitement des données personnelles. L’article 5.1.c) du RGPD définit ce principe comme suit : « Les données personnelles doivent être appropriées, pertinentes et limitées à des fins de traitement ». En d’autres termes, cela signifie que les entreprises n’ont besoin de collecter et de traiter que les données essentielles à la réalisation d’un objectif ou d’un processus spécifique.
Pour rappel, le terme « données personnelles » désigne toutes les données permettant d’identifier une personne physique (nom, adresse postale ou email, coordonnées bancaires, photo, numéro de téléphone, etc.). Si une entreprise souhaite collecter des données appartenant à ses clients ou employés, elle doit s’assurer que les informations collectées restent :
- appropriées : suffisantes pour atteindre l’objectif donné ;
- pertinentes : les données ont un lien raisonnable avec l’objectif poursuivi ;
- limitées : l’organisation ne conserve que les données dont elle a vraiment besoin.
Les enjeux de la minimisation des données pour les entreprises
Les entreprises d’aujourd’hui opèrent dans un environnement de Big Data : un environnement complexe dans lequel les individus, les entreprises et les technologies génèrent constamment des données de manière exponentielle. D’autre part, les entreprises sont tenues de limiter la quantité de données personnelles traitées. Les deux logiques semblent opposées. Cependant, vous devez réussir à concilier minimisation des données (cliquez ici pour en savoir plus sur le principe) et Big Bata pour faire croître votre entreprise sur la place de marché. Le principe de minimisation des données ne s’applique pas seulement à l’étape de collecte des données, mais aussi lors de leur stockage et leur validité. Cela affecte en fait tout leur cycle de vie. Afin de se conformer à la réglementation en vigueur, il est nécessaire de :
- limiter la collecte de données à celles nécessaires à vos programmes et projets ;
- restreindre ce que les employés peuvent faire avec les données : seuls les responsables du traitement et de l’analyse des données y ont accès ;
- supprimer immédiatement les données par un processus automatisé dès qu’elles deviennent obsolètes : la durée de vie des données ne doit pas dépasser le périmètre de leur utilisation. Vous devez être en mesure de démontrer pourquoi vous conservez ces informations.
Les avantages du principe de minimisation des données
Pour l’entreprise, la règle de minimisation des données peut sembler une contrainte à première vue : c’est d’abord un principe à suivre qui permet de s’assurer de la conformité aux RGPD. Néanmoins, elle présente aussi d’autres avantages incontestables :
L’amélioration de la gestion des données
La collecte des données essentielles à l’activité de l’organisation signifie en réalité : privilégier la qualité à la quantité. Qui dit données de qualité dit nécessairement meilleure performance globale de l’entreprise. Combinées à une politique de gouvernance des données efficace, ces précieuses ressources aident les organisations à prendre des décisions judicieuses, à se différencier de la concurrence et à découvrir de nouvelles opportunités commerciales.
La minimisation du coût de stockage et la réduction de l’empreinte écologique
La conservation des données génère un coût important qui affecte les finances de l’entreprise. Plus vous accumulez de données, plus le budget dédié au stockage est important. Collecter les données avec parcimonie, c’est s’assurer que l’entreprise fonctionne avec le strict nécessaire, réduire ses coûts de stockage ainsi que son impact environnemental.
L’optimisation de la protection des données
Les données constituent une véritable marchandise. Elles sont particulièrement recherchées par les cybercriminels, qui vendent désormais des données personnelles, voire confidentielles, à prix d’or sur le dark web. Par conséquent, la minimisation des données est un moyen de conserver de petites bases de données qui ont moins de valeur pour les cybercriminels. Cela vous permet de limiter les risques d’insécurité informatique et le piratage des données sensibles.
Le tissage d’une relation de confiance avec les consommateurs
Les utilisateurs d’objets connectés, de réseaux sociaux, internet, etc. se méfient de plus en plus de la manière dont les entités exploitent leurs données à caractère personnel. Ils réclament une maitrise plus stricte de leurs données personnelles, étant donné que la collecte de data à des usages publicitaires est désormais encadrée par le RGPD. Ils risquent même de fournir des informations erronées. Afin de créer une relation de confiance avec les clients, les entreprises doivent garantir une utilisation rationnelle des données collectées.